Hoy esa lógica ya no alcanza.

En una economía cada vez más dinámica, las organizaciones necesitan que el área de finanzas deje de mirar exclusivamente el pasado y se convierta en un socio estratégico del negocio. Y para eso necesita algo fundamental: información confiable, completa y disponible en el momento en que las decisiones deben tomarse.

La transparencia financiera dejó de ser una cuestión de control para transformarse en una herramienta de competitividad.

La velocidad con la que operan hoy las empresas no es la misma que hace unos años. Equipos distribuidos, operaciones en distintas ciudades o provincias, colaboradores que trabajan en campo, proveedores múltiples y procesos cada vez más descentralizados hacen que los modelos tradicionales de control financiero resulten insuficientes.

El problema no es solamente operativo. El verdadero riesgo es que las decisiones comienzan a tomarse sobre información que ya perdió vigencia.

Una empresa que recién al cierre del mes descubre que sus gastos de combustible o viáticos superaron ampliamente lo presupuestado ya no tiene capacidad de corregir ese desvío. Una organización que detecta semanas después consumos fuera de política puede registrarlos, pero no evitar que ocurran. Y una compañía que no logra consolidar información de gasto por categoría difícilmente pueda negociar mejores condiciones con sus proveedores.

Cuando la información llega tarde, las decisiones también llegan tarde.

Las zonas ciegas que siguen existiendo

En muchas empresas, la principal zona ciega continúa siendo el gasto operativo descentralizado.

Viáticos, combustible, caja chica, gastos de representación, compras de emergencia o consumos realizados por colaboradores que trabajan fuera de la oficina suelen quedar fuera del radar financiero durante semanas.

Históricamente, esto ocurrió porque el costo de controlar cada ticket o cada gasto individual parecía superior al beneficio obtenido. Pero, esto tiene consecuencias.

En nuestra experiencia trabajando con organizaciones de distintos sectores, observamos que el efectivo y las transferencias personales todavía representan entre el 50% y el 80% de muchos gastos operativos, con niveles de trazabilidad muy limitados.

A eso se suman otros consumos que suelen pasar desapercibidos: suscripciones digitales, servicios online o pequeñas compras recurrentes distribuidas entre múltiples medios de pago.

Individualmente pueden parecer irrelevantes. En conjunto, representan una parte significativa de los recursos de una organización.

Del control posterior al control preventivo

Hoy la tecnología permite abordar esta problemática desde una perspectiva completamente diferente.

Durante años, las políticas de gastos existieron como documentos. Se redactaban, se comunicaban y se esperaba que las personas las recordaran y las aplicaran correctamente. Pero una política que depende exclusivamente de la memoria de las personas es una política frágil.

Hoy se incorporan esas reglas directamente a los procesos. Los límites de gasto, los rubros habilitados, los horarios permitidos o las condiciones de uso pueden formar parte del sistema desde el inicio.

Esto implica pasar de detectar errores después de que ocurren a evitar que ocurran.

Cuando una organización tiene visibilidad en tiempo real sobre el uso de sus recursos, puede actuar antes de que aparezcan los problemas.

Puede corregir desvíos presupuestarios mientras están ocurriendo. Puede detectar ineficiencias operativas antes de que afecten la rentabilidad. Puede ajustar políticas, renegociar proveedores o redefinir prioridades utilizando información actualizada y no reconstrucciones de lo que sucedió semanas atrás.

La transparencia deja entonces de depender únicamente del comportamiento individual para convertirse en una característica del propio proceso.

Las empresas más competitivas de los próximos años no serán necesariamente las que tengan más información, sino aquellas capaces de transformarla en decisiones más rápidas, más precisas y mejor fundamentadas.

Columnista Invitada - Gisela Belazio
CFO de Kuru