Los municipios manejan una amplia variedad de gastos que van desde lo cotidiano hasta lo extraordinario. Viáticos de funcionarios, compras de suministros, mantenimiento de infraestructura, gestión de flotas y programas sociales son algunos de los rubros más comunes. La mayoría de estos gastos, al estar descentralizados, suelen manejarse en efectivo o con tarjetas tradicionales, lo que genera problemas de control, auditoría y eficiencia.

El problema de los gastos descentralizados

Históricamente, los gastos en el ámbito público han estado fragmentados en múltiples fondos fijos o cajas chicas distribuidos en distintas áreas administrativas: secretarías, subsecretarías, direcciones, delegaciones y despachos. Este modelo descentralizado presenta varios desafíos, desde la dificultad para rastrear cada transacción hasta la posibilidad de mal uso de fondos.

A esto se suma la burocracia inherente al manejo de efectivo, que implica la aprobación de fondos mediante formularios físicos, un proceso que consume horas de trabajo administrativo. Este sistema no solo es ineficiente, sino que también aumenta los costos operativos y el riesgo de errores humanos.

Tecnología al servicio de la transparencia

Imaginemos un escenario donde cada peso del presupuesto municipal es rastreable, cada gasto es justificable y cada transacción es transparente. Este no es un ideal lejano, sino una realidad alcanzable gracias a las tarjetas prepagas inteligentes integradas en plataformas digitales.

Estas herramientas permiten a los municipios configurar límites precisos en rubros específicos. Por ejemplo, se puede asignar un presupuesto fijo para viáticos de concejales, restringiendo su uso a hoteles y restaurantes aprobados y solo durante los días de sesiones oficiales. Esta segmentación no solo previene gastos innecesarios, sino que también simplifica el proceso de auditoría, ya que permite detectar fondos remanentes que podrían reasignarse a otras partidas.

Además, el monitoreo en tiempo real ofrece un nivel de transparencia sin precedentes. Cada gasto queda registrado y puede ser consultado en el momento, lo que facilita la trazabilidad de los fondos públicos. Imaginemos informes en tiempo real sobre cómo se están utilizando los recursos municipales, disponibles tanto para los auditores internos como para la ciudadanía. Este nivel de transparencia no solo optimiza la gestión financiera, sino que también ayuda a restaurar la confianza en las instituciones públicas.

Otro aspecto innovador de soluciones basadas en tecnología como la que ofrecemos en KURU es la posibilidad de capturar comprobantes vía WhatsApp. En lugar de acumular recibos en formato papel, los funcionarios pueden simplemente tomar una foto del comprobante y enviarla al sistema. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión en la documentación de gastos y facilita la rendición de cuentas.

Esta característica, inspirada en herramientas de gestión financiera utilizadas en el sector privado, se adapta perfectamente a las necesidades de la administración pública, permitiendo que los funcionarios destinen su tiempo a tareas más relevantes para la gestión pública.

El uso de tarjetas prepagas inteligentes no solo optimiza el control de gastos, sino que también genera un cambio cultural hacia una gestión pública más profesional y orientada a resultados. Este cambio es clave en un contexto donde los ciudadanos demandan mayor transparencia y responsabilidad en el uso de los recursos públicos.

El futuro de la transparencia gubernamental

El avance de la digitalización en la administración pública no solo es una tendencia inevitable, sino también una necesidad urgente. Es posible modernizar los sistemas financieros municipales, eliminando el uso de efectivo y reduciendo la burocracia.

En definitiva, la transparencia y la eficiencia ya no son solo objetivos ideales, sino metas alcanzables gracias a la tecnología. La transformación digital en el ámbito público no solo optimiza los recursos, sino que también fortalece la democracia al garantizar que cada peso del presupuesto se utilice de manera responsable y eficiente.

El desafío ya no es tecnológico, sino cultural. Se trata de que más municipios se animen a dar el paso hacia una gestión financiera moderna, transparente y eficiente. Y en este camino, herramientas como la que proponemos en KURU son el aliado perfecto.

Columnista Invitado - Luis Ariel Aliano Peralta
CCO de KURU